Dokumentenarchivierung mit ArchiMedis

Das Archivsystem von Mediaform

ArchiMedis bietet in Verbindung mit der Formular-Datenerfassungslösung ScanTools von Mediaform die ideale Verbindung zwischen maschineller Datenerfassung und gleichzeitiger automatisierter Archivierung von allen eingehenden Auftragsdokumenten zu einem Fall. 

Darüber hinaus verfügt ArchiMedis über einen eigensständigen Scan-Client, der es ArchiMedis 8.0 ermöglicht als eigenständiges Dokumentenmanagement System betrieben zu werden. In Verbindung mit diesem Scan-Client können beliebige Dokumente gescannt, indiziert und elektronisch archiviert werden.

Identifikation und Archivierung

Neben der automatischen Indizierung unter Verwendung eines Auftragsbarcodes, können beliebige Dokumente über eine manuelle Verschlagwortung ergänzt werden. Neben physischen Dokumenten die gescannt wurden, können gedruckte Formulare (Befunde, Privatliquidationen, Worddokumente etc.) auch aus Druckdaten (PCL- Dateien) als Tiff konvertiert werden.  

 

Das daraus entstehende Druckbild wird als Image unter einer Auftragsnummer oder beliebigen Indexdaten in ArchiMedis gespeichert. Im Ergebnis stehen alle Dokumente aus dem Input sowie dem Output der Fallbearbeitung im Netzwerk zur Verfügung.

 

Von der Theorie zur Praxis ist es manchmal ein weiter Weg. Nicht so mit ArchiMedis. Anhand des folgenden Beispiels möchten wir verdeutlichen, wie die Dokumentenerfassung eines Labors mittlerer Größe mit dem ArchiMedis System aussehen könnte. Schon das Dokumentenaufkommen eines mittleren Labors summiert sich leicht auf 250.000 Belege pro Jahr.