OrderManagement – Zentrale Erfassung von Proben- und Auftragsdaten

Das Ziel der Proben-Registrierung ist eine zeitnahe und weitgehend automatisierte Auftragsklarheit bezüglich des eingesendeten Materials im Abgleich zu den angeforderten Labor-Untersuchungen. Doch trotz der hohen Automatisation bei der Materialerfassung und der Datenverarbeitung werden zeitliche Vorteile nicht optimal genutzt. Das ScanTools Modul OrderManagement schließt diese Lücke durch die kombinierte Erfassung von Proben- und Auftragsdaten in einer Lösung. Zudem ermöglicht das Modul eine schnelle Reaktion bei fehlenden Materialien und optimiert somit die Labordatenerfassung. 


Mediaform OrderManagement

Datenerfassung mit System

Das OrderManagement ist eine Erweiterung des ScanTools-Systems und ermöglicht die strukturierte Auftragserfassung von elektronischen und papiergestützten Aufträgen in Verbindung mit den Materialinformationen. Das Modul minimiert die Fehlerrate, die aufgrund fehlender Proben oder Auftragsdaten entsteht, und beschleunigt so die Effizienz der Labororganisation.

Um Ihnen die maximale Flexibilität zu bieten, unterteilt sich die Software OrderManagement in zwei Bereiche. Zum einen den „Auftragsimport“ von elektronischen Auftrags- und Materialdaten aus angeschlossenen Systemen (OrderEntry, Probensortierer) und zum anderen eine effiziente „Manuelle Probenregistrierung“. Je nach Bedarf lassen sich die Module automatisch miteinander verbinden. 

Elektronischer Auftrags- und Materialimport

Mediaform ScanTools OrderManager - elektronische Auftragserfassung

Mittels des Auftragsimports erfassen Sie alle Auftrags- und Materialdaten im Labor. Über unterschiedlichste Importschnittstellen (OrderEntry, Probensortierer) nimmt das Modul Auftrags- und Materialdaten entgegen und organisiert die Informationen im ScanTools-System. 

Die Anzeige und Zusammenführung der Daten erfolgt anschließend direkt im Mediaform Verify-Modul. Abweichungen bei der Auftragserfassung, wie beispielsweise bei einem fehlenden Material, lassen sich frühzeitig erkennen und korrigieren. Daraus ergibt sich ein entscheidender Geschwindigkeitsvorteil im Gegensatz zur Bearbeitung der abendlichen Restelisten.

Mittels des elektronischen Auftrags- und Materialimports erfolgt eine effiziente Steuerung von Auftragseingang und Auftragsvorbereitung. Die Einhaltung aller relevanten QM-Richtlinien wird durch ein Auftrags- und Material-Tracking gesichert. Durch diesen strukturierten Datenimport erhalten Einsender bei Rückfragen zeitnah Informationen. Der OrderManagement Labor-Workflow basiert auf einer schnellen Trennung von Probenröhrchen und Anforderungsschein und liefert großes Optimierungspotenzial. So verbessert das System die analytische Qualität und spart Anwendern Kosten und Zeit. Für den Anschluss der Probenregistrierung und den Import elektronischer Aufträge stellt das System spezifische Importschnittstellen bereit.

Importschnittstellen Auftragsimport

  • Standard-LDT (LDT1014.01)
  • Standard-HL7 v2.3 - v2.8
  • Standard CSV
  • star.net®
  • LabOrder (ELAT®)
  • ASP® Probensortierer
  • MUT® Probensortierer

Manuelle Probenregistrierung

Mediaform ScanTools OrderManger - manuelle Probenregistrierung

Ein standardisierter Arbeitsablauf für die verschiedenen Körperflüssigkeiten beginnt bereits bei der Abnahme des Materials. Die manuelle Probenregistrierung über das OrderManagement Modul bietet schon beim Probeneingang im Labor die Möglichkeit, die Probe gemäß Abnahmequelle und präanalytischen Hinweisen zu registrieren.

Nach erfassen der Auftragsnummer ordnen Sie vordefinierte Probentypen dem Auftrag kumuliert zu. Nach dem Absenden der erfassten Probenliste zum Auftrag erfolgt die weitere Verarbeitung analog der Datensätze von der elektronischen Probenerfassung.

 

Die Vorteile auf einen Blick

  • Eingesandtes Material wird unmittelbar erfasst und gespeichert
  • Spezifische Materialeigenschaften (Sammelmenge, Sammelzeit) werden sofort miterfasst
  • Sonstiges Materialien können qualifiziert werden (Vorauswahl oder freie Eingabe)
  • Einzelmaterialerfassung oder Batch-Materialerfassung optimiert die Erfassungszeit
  • Einfache und schnelle Bedienung dank Touch-Technologie

Anzeige und Korrektur im Verify-Modul

Die Anzeige und Zusammenführung der Daten erfolgt anschließend direkt im Modul Verify. Während der Korrektur sind zu jedem Auftrag zusätzlich folgende Daten sichtbar:

  • Erwartetes Material (aus der angeforderten Analytik ermittelt)
  • In der Probenverteilung registriertes Primärmaterial
  • Anzahl der registrierten Primärmaterialien

Je nach Status zwischen Auftrag und registriertem Material kann der Anwender im Verify entscheiden, ob der Auftrag: 

  • bei Unstimmigkeiten an einen speziellen Klärplatz zur weiteren Bearbeitung überstellt wird um die Erfassungsroutine nicht zu verzögern
  • bei Vorliegen aller Informationen zusammen mit dem registrierten Material direkt an das LIMS exportiert wird.
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