18.07.2017

Mehr Qualität in der Labordatenerfassung

Die Bioscientia Institut für Medizinische Diagnostik GmbH mit über 20 Standorten bundesweit fasst Auftrags- und Materialdaten im neuen ScanTools Modul OrderManagement zusammen und stellt sich damit den Herausforderungen, vor denen Labore heutzutage im Probeneingang stehen.

Von der Idee zur fertigen Lösung
Ende 2014 trat Eberhard Baumann, Geschäftsführer der Bioscientia Institut für Medizinische Diagnostik GmbH, mit einem eher ungewöhnlichen Anliegen an den Geschäftsbereich Software Lösungen von Mediaform heran: Können sie mir ein Präanalytisches System schaffen, das intelligent Proben- und Auftragsinformation, sowie diverse Prozessdaten zusammenführt, Plausibilitäten prüft und einen zeitnahen, fundierten Dialog mit den Einsendern unterstützt?

Der Labor-Verbund mit über 20 Standorten in ganz Deutschland wollte sich den Herausforderungen stellen, vor denen Labore heutzutage im Probeneingang stehen: eine immer größere Anzahl an eingehenden Materialdaten, die qualitativ hochwertig und effizient bearbeitet werden sollen und den gesetzlichen Anforderungen nach DIN ISO 15189, RiliBÄK und GLP entspricht. Auch die immer stärker werdende Trennung von Labordaten- und Auftragserfassungssystemen lässt viele Labore nach flexiblen Lösungen suchen, die beides vereinen. „Unsere Ziele lagen daher auf der Hand: Wir wollten die Vereinheitlichung der Abläufe im Probeneingang durch standardisierte Prozesse, eine qualitätsgesicherte Dokumentation der Eingangsmaterialien, die zeitnahe Dokumentation des Probenaufenthaltes sowie manuelle Tätigkeiten weitgehend reduzieren“, erklärt Eberhard Baumann.

Gemeinsam mit den Verantwortlichen von Mediaform wurde nach einer Lösung gesucht, die die komplexen, einzelnen Prozessschritte innerhalb des Probeneingangs transparenter und effizienter gestalten sollte. In enger Absprache mit dem Labor entwickelte das Mediaform-Team ein marktfähiges Produkt, das als Standard-Software konzipiert wurde, aber dennoch flexibel und individuell bleibt, so dass es auch in anderen Laboren eingesetzt werden kann. Der Customizing-Gedanke war sowohl der Bioscientia als auch Mediaform besonders wichtig, denn so wird sichergestellt, dass die Software in anderen Laboren weiterentwickelt und mit neuen Features versehen wird. Gleichzeitig stellt Mediaform, die seit mehr als 20 Jahren Kompetenz in der Auftrags- und Labordatenerfassung beweisen, den Support der Software sicher.

Optimierte Abläufe im Probeneingang
Als erster Standort für den Einsatz der neuen Softwarelösung wurde das Labor am Hauptsitz in Ingelheim ausgewählt. Hier wird bereits seit 2003 in der Auftragserfassung mit der benutzerfreundlichen Software ScanTools von Mediaform gearbeitet. „Bislang wurde unser Probeneingang manuell protokolliert, das heißt, wir haben das Material zum Auftragsschein sortiert, diesen mit handschriftlichen Notizen zum Probenmaterial versehen und die Analysen mit den dazu eingegangenen Proben abgeglichen. Bei täglich rund 20.000 eingehenden Aufträgen ist das natürlich zeit- und personalintensiv und erfordert eine hohe sowie langjährige Qualifikation der Mitarbeiter im Probeneingang“, so Dr. Stefan Jacobs, Laborleiter Probeneingang in Ingelheim. Im Anschluss wurden die Auftragsscheine gescannt und an die ScanTools Datenbank gesendet. Anschließend werden alle Daten im Interpreter ausgewertet und direkt im Verify, dem Korrekturmodul von ScanTools, auf Vollständigkeit hin geprüft und an das LIMS exportiert.  

Das neu entwickelte Modul OrderManagement für die Probenregistrierung basiert auf der schnellen Trennung von Probe und Auftragsschein direkt beim Probeneingang. Der gewohnte Ablauf wurde schrittweise geändert. Anfang 2016 ist bereits die neue manuelle Probenregistrierung über das Modul OrderManagement eingeführt worden, mit der die Proben direkt beim Eingang im Labor gemäß Abnahmequelle und präanalytischen Hinweisen über eine komfortable Touchscreen-Bedienung registriert werden können.

Im Dezember 2016 wurden dann vier Schüttgutsortierer SortPro der ASP AG an das Mediaform-System angeschlossen. Alle eingehenden Proben werden jetzt direkt bei der Probenregistrierung getrennt: Die Auftragsscheine in Papierform werden gescannt und an die Datenbank gesendet, ebenso wie die manuell registrierten Aufträge und alle elektronisch übermittelten Auftrags- und Materialdaten, die über die Schüttgutsortierer identifiziert werden. Zusätzlich zur Kappenfarberkennung wird auf den einzelnen Proben der Barcode eingescannt und abgeglichen. So kann mittels Plausibilitätsprüfung jederzeit sichergestellt werden, dass alle Probenmaterialien richtig registriert wurden – dies ist besonders für das Auskunfts- und Beschwerdemanagement des Labors hilfreich. Unplausible Proben landen in einem Extrafach, das direkt mit einem Arbeitsplatz verbunden ist. Hier können Klärfälle sowie nicht schüttgutfähiges Material wie Stuhl, Abstriche oder gefrorene Proben zeitnah manuell bearbeitet und gegebenenfalls umetikettiert werden. 

Schnellere Bearbeitung der eingehenden Proben
Wo genau liegen denn jetzt die Vorteile in der täglichen Arbeit? „In der eindeutigen Identifizierung der Proben und der lückenlosen Dokumentation des Probeneingangsmaterials gemäß DIN EN ISO 15189“, erklärt Dr. Jacobs. Mithilfe des OrderManagements und der Schüttgutsortierer ist jederzeit eindeutig dokumentiert, welche Probe, wann und wo eingegangen ist. Dies ist vor allem für die Recherche und Nachverfolgung wichtig. „Und auch gegenüber den Einsendern kann man sich jetzt auf gesicherte, eindeutig belegbare Fakten verlassen, sodass wir uns in der Qualitätssicherung deutlich verbessert haben.

Zudem funktioniert die Auftragserfassung dank der Automatisierung jetzt deutlich schneller, potenzielle Fehler durch manuelle Arbeitsschritte sind deutlich reduziert und es gibt eine verkürzte Reaktions- und Informationszeit gegenüber den Einsendern. 99 Prozent aller eingegangenen Proben können heute schneller bearbeitet werden als vorher“, so der Laborleiter Probeneingang. Zudem können neue Mitarbeiter ganz einfach im Probeneingang angelernt werden, denn das vorher benötigte Fachwissen bei der Materialanforderung wird jetzt vom Order Management übernommen. So können die hochqualifizierten Mitarbeiter viel effektiver eingesetzt werden – beispielsweise in der Auftragserfassung oder für die Klärfälle.

Probleme bei der Einführung der neuen Software gab es keine. „Nach einer dreitägigen Testphase lief die Software in Routine“, beschreibt Dr. Jacobs. „Von technischer Seite aus lief alles nach Plan. Wir mussten allerdings einen erhöhten Überzeugungsaufwand bei den Mitarbeitern im Probeneingang leisten. Viele Kollegen waren unsicher, ob sie sich wirklich auf eine Software verlassen können.“ Zusammen mit den Mitarbeitern von Mediaform konnte aber das Vertrauen in die Software auf- und alle Vorurteile abgebaut werden.

Heute ist die Software aus dem Labor in Ingelheim nicht mehr wegzudenken – dank der eindeutigen Qualitätsverbesserung, einer kürzeren Einarbeitungszeit der Mitarbeiter am Probeneingang sowie der insgesamt schnelleren Bearbeitungszeit haben alle Mitarbeiter das neue Modul akzeptiert. Erleichternd kommt hinzu, dass nicht mehr parallel in einer Datenerfassungssoftware und im LIMS gearbeitet werden muss, sondern dass alle Vorgänge – von der Probenregistrierung bis hin zur Auftragserfassung – über das OrderManagement erfasst und verarbeitet werden. 
     
Dank der Flexibilität der Software kann das Modul wie geplant auch für weitere Labor-Standorte der Bioscientia eingesetzt werden. So arbeiten bereits die Standorte Moers und Berlin mit dem OrderManagement, weitere Labore sind in Planung. Bis Ende 2018 sollen alle Standorte des Bioscientia Labor-Verbundes mit dem OrderManagement ausgestattet werden.

Weitere Informationen: https://www.mediaform.de/fileadmin/software/dokumente/labordatenerfassung/mediaform-anwenderbericht-bioscientia-ingelheim-2017.pdf