Auch Labore müssen den digitalen Wandel meistern

Labore stehen wie Gesundheitseinrichtungen auch vor der Herausforderung, den digitalen Wandel zu meistern. War früher der Kurierfahrer Träger der „Informationen“, möchten die Mediziner heute zeitnah und umfassend ihre Laboraufträge platzieren und die Befunddaten einsehen. Dazu haben die elektronische Auftragsanforderung (Order Entry) und elektronische Befundsysteme, die die Ergebnisse quasi überall „just-in-time“ verfügbar machen, Einzug in die Labore und Praxen gehalten. Was bedeutet das für die Leistungserbringer? Wie können IT-Lösungen sie unterstützen? Über das und mehr sprachen wir mit René Zäske, Prokurist bei der Mediafom Informationssysteme GmbH.

Herr Zäske, welche Auswirkungen haben die beschriebenen Entwicklungen aktuell?
René Zäske: Durch die Digitalisierung sind neben den Labor-Informationssystemen (LIS) viele neue Systeme auf den Markt gekommen. Diese Vielfalt mit ihren Schnittstellen müssen Labore nun managen und die Daten effizient in ihrem bestehenden Workflow integrieren. Dazu gehört auch, personalintensive Routinetätigkeiten – etwa beim Probeneingang – zu automatisieren.

Wie begegnen die Labore diesen Herausforderungen?
R. Zäske: Bisher lag das Augenmerk auf dem LIS, das ändert sich jedoch gerade. Zum einen hat die Dynamik im Markt zu Unsicherheit bei den Laboren geführt, zum anderen bedingt die Fokussierung auf wenige Kernsysteme auch eine gewisse Abhängigkeit. Mehrere Laborkunden berichten uns, dass sie ihre Prozesse heute detaillierter aufbauen und sich aufgabenbezogener Spezialsysteme bedienen. Eines ist unsere Datenerfassungssoftware ScanTools, mit der wir papiergestützte elektronische Daten und Materialdaten annehmen, verarbeiten und an das LIS weiterleiten.

Ist das Gesundheitswesen ohne IT heute noch vorstellbar?
R. Zäske: Laut aktuellem bvitg-Branchenbarometer nicht. Allerdings besteht noch ein großer Bedarf an qualifizierter Beratung, gerade hinsichtlich der Prozessgestaltung und Systemparametrierung. Wichtig für die Effizienz ist eine reibungslose Zusammenarbeit der verschiedenen Hard- und Softwarelösungen.

Welche Anforderungen stellen Labore an Softwarelösungen zur Workflowunterstützung?
R. Zäske: Sie erwarten – und das völlig zu Recht – das Ineinandergreifen aller Systeme mit dem Ziel, die Aufgaben zeitlich, wirtschaftlich und in der gewünschten Qualität zu erledigen. Bei Mediaform heißt das „Labflow“. Der beginnt für uns bei der Beratung, geht über eine verlässliche und termintreue Projektdurchführung und endet mit Schulungen und der Einarbeitung der Mitarbeiter. Ziel ist es immer, den vorgegebenen Workflow zu optimieren und Zeiten bei der Verarbeitung zu verkürzen. Dafür stehen wir den Anwendern selbstverständlich auch nach der Inbetriebnahme zur Seite.

Welche Lösungen bietet Mediaform darüber hinaus?
R. Zäske: Wir haben uns in den letzten mehr als 25 Jahren breit aufgestellt und können auf eine umfassende Expertise in den Bereichen Formulardruck, Etikettierung, Kennzeichnung, Datenerfassung sowie Daten- und Qualitätsmanagement verweisen. Neben unserem Hauptprodukt ScanTools, das sowohl den papiergestützten Auftragseingang, wie auch die Erfassung elektronischer Auftragsdaten aus unterschiedlichsten Order Entry Systemen in Verbindung mit der Erfassung der Materialdaten abbildet, verarbeitet und korrigiert, ist noch die Software QM-Suite zu nennen. Sie begleitet im Qualitätsmanagement den gesamten Zyklus eines Dokuments, angefangen bei der Erstellung über die Freigabe und Schulung bis hin zur Archivierung. Ziel ist die einfache und schnelle Bereitstellung der Informationen sowie eine gute Nachverfolgbarkeit in einem einheitlichen Format – eben die vollständig papierlose Verwaltung von Standard-Arbeitsanweisungen.

Wie können diese Lösungen zu Effizienzsteigerungen beitragen?
R. Zäske: Auf vielfältige Weise. Das Automatisieren etwa erleichtert die Arbeit und verbessert die Qualität. Nicht zuletzt ermöglicht unsere Software einen sehr hohen Durchsatz – einige unserer Laborkunden bearbeiten bis zu 35.000 Anforderungen pro Tag. ScanTools als universelle Datendrehscheibe für jegliche Auftrags- und Materialdaten ermöglicht Einsparungen bei der Bearbeitungszeit und den Schnittstellen. All das führt im Endeffekt zu Kosteneinsparungen.

Welche Besonderheiten zeichnen Mediaform und seine Lösungen aus?
R. Zäske: Wir verstehen die Prozesse unserer Kunden und hören aufmerksam zu, wenn sie über geplante Entwicklungen sprechen. Unsere Teams sind interdisziplinär besetzt, sodass wir alle Fragestellungen frühzeitig berücksichtigen können. Alles passiert bei uns am Hauptstandort in Reinbek bei Hamburg. Hier hat das Unternehmen alle Bereiche gebündelt und ist in der Lage für Labor- und Krankenhauskunden sowie die Industrie  die unterschiedlichsten Anforderungen aus einer Hand abzubilden.   

Welche Rollen spielen Partner dabei?
R. Zäske: Eine sehr wichtige. In vielen Bereichen sind wir Channel und Premium Partner der namhaften Hardware-Hersteller. Aber auch im Bereich Service verlassen wir uns auf zuverlässige und leistungsstarke Partner, so werden die in unseren Erfassungslösungen verbauten Dokumentenscanner europaweit meist am selben Tag, spätestens jedoch am Folgetag gewartet und instandgesetzt, um Ausfallzeiten zu minimieren.

Wie viele Labore in Deutschland setzen die IT-Lösungen von Mediaform ein?
R. Zäske: Aktuell werden unsere Softwarelösungen in elf Länder verwendet, schwerpunktmäßig in Deutschland, der Schweiz und Österreich. Hier arbeiten wir für mehr als 300 Laborstandorte. Über ScanTools verarbeiten unsere Kunden jährlich über 65 Millionen Laboraufträge. Vielen Dank für die Einblicke, Herr Zäske.

Weitere Informationen: https://software.mediaform.de/